Het Organisatie Canvas

Realiseer je visie met een effectieve organisatie.


Download het canvas hier.

Wat is het en voor wie is het bedoeld?

Het organisatie canvas is een tool voor ondernemers en organisatie ontwikkelaars; om na te denken en gesprekken te voeren over de groei en ontwikkeling van hun organisatie.

Het kan een startpunt zijn van een organisatie ontwikkelings traject en een framework van waaruit het traject gestuurd kan worden.

Het organisatie canvas bevat de belangrijkste bouwstenen waarover nagedacht moet worden. Bouwstenen die, wanneer ze goed op elkaar afgestemd zijn, zullen bijdragen aan een effectieve en efficiënte organisatie.

De achterliggende filosofie

Een organisatie is een voertuig. Een middel en niet het doel.

Het doel van elk initiatief is om een idee te verwezenlijken in de wereld en de organisatie wordt in het leven geroepen omdat de initiatiefnemer met meerdere mensen moet samenwerken om haar idee verder te brengen.

Oftewel: het gaat niet om de organisatie. Het gaat om het realiseren van de visie. Om het creatieve proces.

Daarom bestaat het canvas uit 2 lagen, waarvan de eerste de creatieve laag is. Een verduidelijking van het initiatief en de initiatiefnemer van waaruit al het andere verder ontstaat.

Daarna komt de organisatie laag die ingaat op belangrijke bouwstenen als besluitvorming, samenwerking en geldstromen.

Het canvas

Elk vlak op het canvas staat voor een bepaald onderwerp en hierbij horen een set vragen. Dit zijn vragen die gebruikt kunnen worden voor reflectie en voor discussie.

Hier is het canvas en ik loop het nu met je door.

organisatie canvas

Download het canvas hier.

De creatieve laag

De creatieve laag bevat ten eerste de oorsprong die gevormd wordt door de initiatiefnemer en diegenen die zich bij hem/haar hebben aangesloten om een bijdrage te leveren. De initiatiefnemer heeft de oorspronkelijke vonk in zich en moet daarom altijd in beeld blijven en vrijgespeeld worden om creatief te zijn.

Daarnaast bevat de creatieve laag een samenvatting van het idee, de visie, de droom die gerealiseerd wordt.

creatieve laag canvas

Oorsprong (initiatiefnemers + helpers)

Wie is de initiatiefnemer? Is de initiatiefnemer nog steeds betrokken? Zo ja, is deze vrijgespeeld om zoveel mogelijk vanuit creativiteit aan het initiatief te werken? Zo nee, heeft de initiatiefnemer het initiatief werkelijk en compleet overgedragen aan de nieuwe drager van het initiatief? Wie zijn de helpers in dit initiatief en voor welke deelgebieden zijn zij verantwoordelijk?

Visie: Wat willen we bereiken?

Wat is het idee dat gerealiseerd moet worden? Wat willen we bereiken? Op lange termijn? Op middellange termijn? Dit jaar?

Ik heb het hier dus niet over purpose, missie, de Why en dat soort vaak onduidelijke termen. Daar ga ik binnenkort nog eens een artikel over schrijven, maar het idee is dat het kijken naar WAT het meest duidelijke is dat iedereen snapt.

De organisatie laag

In de organisatie laag kijk je naar de bouwstenen die samen de effectiviteit van je organisatie bepalen. Deze bouwstenen zijn gegroepeerd in 6 elementen op het canvas:

organisatie laag canvas
Bij elk van de 6 elementen hoort opnieuw een set vragen.

Structuur & Ruimte

Wat is de rol van structuur in een organisatie? Wat is een goede structuur? Wat is de huidige organisatie structuur? Hoe verandert de structuur met de tijd? Wat is het proces om de structuur te veranderen? Wat is de rol van fysieke ruimte en plekken waar gewerkt wordt? Wanneer is een plek of ruimte goed? Hoe veranderen ruimte en plekken met de tijd?

Eigendom, Bevoegdheden & Besluitvorming

Hoe wordt de organisatie bestuurd en beheerst? Hoe weten we zeker dat de organisatie haar doel bereikt? Wat is de rol van beleid/regels in de organisatie? Hoe worden beleid en regels gemaakt, gedocumenteerd en veranderd? Wat is een besluit? Welke type besluiten zijn er? Hoe worden de verschillende besluiten genomen? Wat is de invloed van de deelnemers in de organisatie? Wat is het proces om het besluitvormingsproces te veranderen?

Samenwerking & Afstemming

Wat is de rol van informatie? Wat is de rol van communicatie? Hoe zou informatie door de organisatie moeten stromen? Welke informatie is openbaar? Welke informatie is besloten? Waarom? Hoe zouden we het beste met elkaar kunnen communiceren? Welke tools en systemen ondersteunen dat? Welke communicatie stijlen zijn nuttig en effectief? Wat is het doel van vergaderingen? Wat is een goede vergadering? Welke type vergaderingen heeft de organisatie nodig? Wat is het operationeel ritme? Hoe coördineren teams die moeten samenwerken hun activiteiten? Wat is de snelheid van het werk? Hoe vaak kijken we terug? Hoe vaak kijken we vooruit?

Allocatie van Middelen & Rapportage

Wat is een goede allocatie van middelen? Hebben we daar een budget voor nodig? Hoe en wanneer worden middelen gealloceerd? Gebeurt dit jaarlijks of dynamisch? Wat is de rol van doelen, KPI’s en forecasts? Wat is het proces waarmee de organisatie doelen stelt (als het er al is)? Wat is het proces waarmee de organisatie forecasts bepaalt (als het er al is)? Hoe beinvloedt strategie budgetten en allocatie? Hoe beinvloeden resultaatmetingen budgetten en allocatie?

Strategie & Innovatie

Wat is strategie? Wat is de rol van strategie in de organisatie? Hoe wordt het ontwikkeld? Hoe wordt het gecommuniceerd? Hoe wordt het ververst? Wat is innovatie? Waar, wanneer en hoe vindt innovatie plaats? Wie is er bij betrokken? Hoe bewaakt de organisatie de balans tussen de korte en de lange termijn? Hoe beheerst de organisatie het portfolio van ideeën, prototypen, producten en diensten?

Mensen, Ontwikkeling & Motivatie

Wat is de rol van mensen in de organisatie? Hoe zouden mensen behandeld moeten worden? Wat motiveert mensen? Wat is gemeenschapszin? Welke vaardigheden heeft de organisatie nodig? Hoe worden mensen gecompenseerd? Hoe krijgen ze feedback? Hoe ontwikkelen en groeien mensen? Hoe zou de organisatie nieuwe mensen moeten aantrekken en aannemen? Hoe zou ze mensen moeten ontslaan? Hoe werken carrière paden?

Hoe het canvas te gebruiken

Het canvas kan gebruikt worden als leidraad voor het opzetten van een nieuwe organisatie of het transformeren van een al bestaande.

Download het canvas hier.

Hier is heel grofweg een proces dat je kunt gebruiken om met het canvas te werken:

Zorg dat er eerst helderheid is over de creatieve laag.

Als de oorspronkelijke initiatiefnemer nog betrokken is, dan is het zaak dat hij/zij duidelijk de creatieve leiding heeft over het initiatief en dit niet deelt met een co-founder of overmatig aanwezige partner.

Is de initiatiefnemer niet meer betrokken, dan moet er gekeken worden of de creatieve leiding daadwerkelijk is overgedragen. Voelt de nieuwe leider zich daadwerkelijk vrij om te creëren of waart de geest van de initiatiefnemer nog rond?

De creatieve leider heeft een connectie met de visie en kan deze het beste verwoorden.

Voor meer over de rol van de initiatiefnemer in organisaties, verdiep je eens in de artikelen op Work With Source.

Dan kun je doorgaan met de organisatielaag en voor elk element bekijken hoe op dit moment zaken geregeld zijn.

Daarbij is het zaak steeds de vragen te stellen: draagt dit element bij aan het verwezenlijken van de visie? Zo niet, wat moet er veranderen om de organisatie effectiever te maken?

Nadat je in enkele sessies helderheid krijgt over de huidige staat van de organisatie, kun je beginnen met experimenteren op de elementen die je besloten hebt te willen veranderen.

Het canvas kan steeds geupdate worden tijdens de organisatie ontwikkelings reis.

Wil je het organisatie canvas gebruiken voor jouw ontwikkelings reis en kun je daarbij wel wat hulp gebruiken? Neem contact met me op en we plannen een kennismaking.

Copyright

Dit organisatie canvas is gebaseerd op het CreativeOScanvas van Tom Nixon. Het is, net als het origineel, een open source project. Je mag het dus kopiëren en er je eigen ding mee doen, zolang je mij en de oorspronkelijke bronnen maar vermeldt. Je moet het dan ook dezelfde open source licentie meegeven.

Bronnen: Creative OS Canvas door Tom Nixon; OS Canvas door The Ready; Work With Source.

Dit is versie 1 van het Canvas en ik verwacht in de toekomst nog verschillende verfijningen door te voeren.