E-mail is ongeschikt voor interne communicatie

E-mail is voor de meeste bedrijven de belangrijkste communicatie tool. Mijn stelling is dat voor interne communicatie deze tool meestal ongeschikt is, omdat:

  • Gesprekken tussen meerdere mensen vrij snel onoverzichtelijk worden.
  • Een e-mail aan mij vaak een taak of opdracht bevat maar deze omhuld wordt door allerlei context en niet door mijzelf helder is verwoord.
  • Wanneer ik alle communicatie en info rondom een project of thema wil verzamelen ik dat zelf moet regelen door middel van mapjes.
  • Het meesturen van bestanden die al ergens anders staan opgeslagen dubbel werk is en tot versie verschillen leidt.
  • Alles door elkaar staat: snelle gesprekken, complexe zaken, en alles wat daar tussenin zit.

Voeg hier nog aan toe een gedeelde schijf of dropbox zonder logische ordening (waar iedereen maar wat doet) en je hebt een recept voor chaos.

Ooit voldeed het misschien. Maar nu niet meer.

Maar wat gebruik je dan in de plaats van e-mail?

 

 

Voor wie het nog niet kent, Basecamp is een goed doordachte tool met de volgende ingrediƫnten:

  • Communicatie (zowel 1-op-1 als groeps)
  • Taken
  • Planning
  • Bestanden

(klik op onderstaande screenshots om ze te vergroten)

Met deze vier ingrediĆ«nten kun je volgens mij zowat elke onderneming beheersen. In ieder geval een groot deel van de MKB’ers.

Een goede logica voor de indeling van deze tool is:

Een Head Quarters (HQ) voor zaken die iedereen binnen het bedrijf aan gaan, met name communicatie, updates en bestanden.

Afdelings-omgevingen voor zaken die alleen een afdeling aangaan, met name communicatie, updates, vergaderverslagen, bestanden en losse taken houd je hier bij.

Voor elk project (iets met een kop en een staart wat binnen een jaar is af te ronden) maak je een aparte plek, een project omgeving. Hier kun je alles doen: communiceren via het message board, takenlijsten maken, bestanden opslaan, de planning erin zetten, vergaderingen voor- en nabereiden, etc.

En dan heb je nog een chat functie waarmee je iedereen binnen het bedrijf kunt vinden en een 1-op-1 gesprek kunt beginnen.

Met Basecamp krijg je zo een centrale plek waar het werk voor je bedrijf in leeft.

E-mail

Wat is de rol van e-mail dan nog? Externe communicatie: Met klanten, leveranciers, etc.

Dus het nieuwre mantra wordt:

Basecamp voor interne communicatie. E-mail voor externe communicatie.

Heb je het voor het zeggen en lijkt dit je wat? Overweeg dan deze (laatste) e-mail naar je medewerkers te sturen:

Beste allemaal,

  • Ons werk leeft vanaf vandaag in Basecamp.
  • Bij je eerste bezoek aan Basecamp vind je een instructie hoe je kunt communiceren en documenteren in deze nieuwe tool.
  • Per direct is het niet meer toegestaan om interne communicatie via e-mail te laten plaatsvinden.
  • Iedereen die dit toch doet, wordt ontslagen.

Alvast bedankt en een fijne dag!


voetnoten

Het idee voor de “laatste interne e-mail” komt van Jeff Bezos via een artikel van Cal Newport.

Waarom maak ik reclame voor Basecamp en niet een andere tool? Ik gebruik het zelf met mijn collega’s en het werkt gewoon goed. Daarnaast houdt het bedrijf achter Basecamp (37signals) er een bijzonder frisse bedrijfsfilosofie erop na. Lees het boek “It doesn’t have to crazy at work” als je meer wilt weten hierover.