≡ Menu

Het belang van de week review (inclusief checklist)

week reviewIn de workshops en trainingen die ik geef, is mijn meest herhaalde advies dit:

Spendeer één keer per week een uur de tijd aan het opruimen, sorteren en van een beslissing voorzien van alle informatie die bij je is binnengekomen. Werk al je lijstjes bij. Ruim je e-mail mappen op. Doe een vorm van agenda planning voor de komende 6 weken.

Met andere woorden:

Doe de Week Review.

Mijn inschatting is dat ongeveer 20% van de mensen dit advies ook overneemt.

Waarom is dit mijn meest herhaalde advies? Alle mooie trucs en adviezen ten spijt, als je niet één keer per week een grondige review doet van je “systemen”, verzand je vrij snel weer in de chaos.

Dus je behoudt met de week review het overzicht. Daarnaast zijn er 3 grote voordelen.

Drie voordelen van de week review

  1. Je kunt zaken loslaten en parkeren

Stel je krijgt op dinsdagochtend een goed idee over iets belangrijks waar je mee bezig bent. Je schrijft het op in je notitieboekje of gebruikt een app op je telefoon om het te noteren.

Zelfs als je deze goede gewoonte hebt om zaken op te schrijven, wanneer je brein er niet op vertrouwt dat je alles wat je opschrijft op gezette tijden ook reviewt, zul je het het niet los kunnen laten. En dus gaat het zeuren. Of je gaat het vergeten. Beide geen optimale resultaten.

Het brein van iemand voor wie de week review een routine is, reageert echter als volgt:

“Hé wat fijn dat dit idee nu is opgeschreven op een plek buiten mijn hoofd. Ik weet zeker dat ik het aanstaande vrijdag tijdens mijn week review opnieuw ga zien. Ik laat het even lekker sudderen en op dat moment ga ik er een beslissing over nemen en vindt het vanzelf een plek op mijn actielijst of ergens anders. Zo. Nu kan ik weer lekker aan andere dingen denken.”

2. Je kunt bijsturen

De realiteit van alledag heeft de (vervelende?) neiging om zich niet aan onze plannen, strategieën, to-do lijstjes en prioriteiten te houden.

Vandaar dat manieren van werken als Agile of Holacracy zo populair zijn. Ze stellen organisaties in staat om zich sneller aan te passen aan veranderende omstandigheden. Veel beter dan starre budgetten en 5-jaren plannen.

Zie de week review als je persoonlijke Agile werken tool.

Elke week opnieuw bekijk je je bestaande acties, projecten, afspraken en meer. Je vult het aan met alles wat daar de afgelopen week is bijgekomen. En daarmee is het ook een kans om alles opnieuw onder de loep te nemen en je prioriteiten bij te stellen.

Gegeven de realiteit van vandaag, wat zijn mijn prioriteiten voor de volgende week?

Volgende week stel je jezelf weer diezelfde vraag. En zo verder.

3. Je kunt je systemen verbeteren

Met systemen bedoel ik in dit geval: de verzameling van tools en gewoontes die er samen voor zorgen dat jij doet wat je belooft en wat je wilt. Dus je agenda, je mail, je actielijst, je notitieboekje, de reminder app op je smartphone, etc.

Dit systeem is nooit perfect en ook nooit af. En dat hoeft ook niet!

In plaats van het perfecte systeem te willen, kun je beter streven naar perfectie door telkens te blijven aanpassen.

3 jaar geleden gebruikte ik Evernote. Een jaar geleden gebruikte ik OneNote. Nu gebruik ik Dropbox Paper. 

2 jaar geleden had ik een actielijst en een projecten lijst maar geen dagelijkse to-do lijst. Nu plan ik voor elke dag de belangrijkste 3 zaken op mijn to-do lijst.

Je kunt je systemen alleen perfecter krijgen door ermee te werken. En je kunt alleen met systemen werken als je ze onderhoudt door middel van een week review.

Je ziet, er is geen ontsnappen aan.

Maar hoe dan?

Hier is hoe ik mijn week review doe:

  • De week review staat elke vrijdagmiddag gepland in mijn agenda.
  • Is de vrijdagmiddag bezet, dan verschuift ‘ie naar de ochtend of het weekend.
  • Ik maak gebruik van een checklist. Hierop staan alle zaken die ik tijdens de week review wil doen. De meeste doe ik altijd, sommige zijn iets minder belangrijk.

Ik schat in dat ik de afgelopen 5 jaar de week review voor 95% van de tijd heb gedaan.

IJzeren discipline? Misschien. Maar het is vooral zo dat de week review mij zo veel voordeel oplevert (waaronder een basis ontspannen gevoel), dat ik het heel graag wíl doen.

Hieronder vind je mijn checklist, doe er vooral je voordeel mee.

Als laatste wil ik nog zeggen:

Doe de week review! 🙂

Hulp nodig met de week review? Neem contact met me op.


Checklist

Om te beginnen

  • muziek aanzetten
  • verzamelen papieren, portemonnee, telefoon
  • backup externe schijf maken
  • Todoist opschonen

Verwerken inboxes

(voor dit deel heb je de GTD workflow nodig)

  • postbakje
  • losse papieren / tas
  • portemonnee (inhoud + notities)
  • telefoon (notities, sms, whatsapp, foto’s)
  • notitie app macbook
  • Dropbox paper
  • e-mail (Gmail, Posteo, Outlook)
  • Pocket leeslijst
  • Youtube “watch later”
  • @verzamel map
  • Basecamp
  • Trello
  • Todoist

Agenda

  • 1 week terug kijken voor losse eindjes
  • 8 weken vooruit kijken:
    • juiste kleuren voor items
    • conflicten aanpakken
    • tijd inplannen voorbereiding + belangrijke projecten
    • voldoende lege ruimte houden
  • sport inplannen volgende week