≡ Menu

3 bouwstenen voor een bewuste organisatie

bouwstenen bewuste organisatieIn een eerder artikel schreef ik dat de wereld meer for-purpose organisaties nodig heeft. Daar ben ik het nog steeds mee eens. Maar het zette me ook aan het denken over for-profit organisaties en non-profits. Zijn die dan verkeerd? Is winst maken verkeerd?

Nee.

Toch zijn er veel verschillen tussen bijvoorbeeld de ene for-profit en de andere.

Wat is de overkoepelende eigenschap van een organisatie die mij aantrekt?

Het woort “bewust” kwam in me op.

Meer bewuste organisaties

Mijn geupdate pleidooi is: de wereld heeft meer bewuste organisaties nodig. Hieronder mijn definitie ervan (het is niet wat je denkt!) plus 3 bouwstenen.

Een bewuste organisatie heeft de volgende kenmerken.

Effectiviteit

De organisatie heeft een duidelijk doel voor ogen. Dit kan een wereldverbeterende missie zijn, maar ook “wij willen de beste zijn in onze branche” of “wij brengen mensen veilig van A naar B” of “deze bakkerij verkoopt het lekkerste zuurdesembrood volgens traditioneel recept”.

Vervolgens is een bewuste organisatie ook in staat om telkens weer te blijven toewerken naar dit doel en daarin successen te boeken. Kortom ze zijn zeer effectief.

Efficiëncy

Bewuste organisaties zijn efficiënt. Wat ze doen, doen ze met zo weinig mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen. En zonder fouten te maken. Ze blijven continu hun processen verbeteren en vereenvoudigen.

Winstgevendheid

Omdat ze zowel effectief als efficiënt zijn, zijn bewuste organisaties als vanzelf ook winstgevend (of voor non-profits en for-purpose organisaties: financiëel gezond).

Down-to-earth

In mijn definitie is een bewuste organisatie dus een organisatie met een duidelijk doel voor ogen, die daar op een kalme en efficiënte manier aan werkt en voldoende geld verdient om goed voor zichzelf en anderen te kunnen zorgen.

Ondanks dat het woord “bewust” misschien anders doet vermoeden, bedoel ik hier dus niets zweverigs mee maar is het juist heel down-to-earth.

Nu is de vraag: hoe ontwikkel je zo’n bewuste organisatie?

3 bouwstenen

Om een bewuste organisatie te ontwikkelen, focus je je op 3 bouwstenen.

1. Doel en strategie

Bepaal wat het doel is van de organisatie en wat de strategie is om dit doel te bereiken

Wat wil je bereiken?

De wereld verbeteren? Ergens de beste in zijn? Een innovatief product of dienst ontwikkelen en die in de markt zetten? Een gemeente zijn die haar burgers op de best mogelijke manier bedient?

En vervolgens: wat is op hoofdlijnen je strategie om dit doel te bereiken?

Leg het doel + de strategie vervolgens vast, op papier. Het is geschreven in klare heldere taal die iedereen begrijpt. Dit is je richting.

2. Leidende principes (zo werken wij)

Bepaal wat de unieke manier is waarop er in de organisatie gewerkt wordt

Wat is de unieke manier waarop deze organisatie te werk gaat? Kun je dat verwoorden in principes?

Hier enkele voorbeelden van bestaande organisaties:

  • We focus on just a few manageable services. Although we watch for new opportunities, in the end we provide “just a few services implemented in superb fashion,” rather than a complex array of average-quality offerings (bron: Centratel).
  • Wij baseren onze besluiten op een lange termijn filosofie (ook ten koste van het korte termijn resultaat) (bron: Lean Innovation Network).
  • Alle communicatie en publicaties bestaan uit heldere taal en zijn logisch gestructureerd (deze is van mezelf).

Leidende principes zorgen ervoor dat mensen beslissingen nemen die in lijn zijn met het gekozen doel en strategie en die in lijn zijn met het DNA van de organisatie. Zo onstaat er een club mensen die op vergelijkbare manier werkt en daarmee krachtig is.

Leg de leidende principes ook vast op papier.

3. Het bedrijfshandboek

Leg alle belangrijke processen, taken en structuren vast in een levend document

Hoe kun je verwachten dat medewerkers kritische processen en taken goed uitvoeren als je ze niet in detail hebt vastgelegd?

Hoe zorg je ervoor dat iedereen in de organisatie precies snapt hoe de organisatie werkt? Hoe ze iets gedaan kunnen krijgen en zaken kunnen beïnvloeden?

Hiervoor maak je een bedrijfshandboek.

Naast bouwsteen 1 en 2 bevat het bedrijfshandboek een omschrijving van alle processen, taken, structuren etc. die in het bedrijf plaatsvinden. Van klein tot groot. Alles wat belangrijk is.

Hiermee creëer je een stevige basis onder de organisatie die er voor zorgt dat de producten of diensten met een constante kwaliteit geleverd worden en ook op een efficiënte manier.

Hier zijn twee voorbeelden van organisaties die al met een handboek werken:

  • Voys (innovatief telecombedrijf; lees deze echt eens goed door, hij is super)
  • Enspiral (internationaal samenwerkingsverband van freelancers)

Ga er voor zitten

Dus. Een bewuste organisatie wordt je niet door te mediteren of door middel van een aantal hei-sessies die gevolgd worden door de waan van de dag.

Je moet er echt voor gaan zitten en, hoe saai het ook lijkt, alles wat belangrijk is vastleggen op papier. Het doel, de strategie en de leidende principes hoef je maar één keer vast te leggen. Maar het bedrijfshandboek is een levend document waaraan je continu blijft schaven en die het dagelijkse werk van mensen binnen de organisatie ondersteunt.

Een goed handboek maken is een echte investering. Het kost tijd en moeite om het op te zetten, maar het levert veel op.

Het resultaat is namelijk een effectieve, efficiënte, winstgevende organisatie die haar doel bereikt, waar mensen plezierig werken en goed verdienen en die een blijvende impact heeft op de wereld.

Wie wil dat nou niet?

p.s. het proces om een bewuste organisatie te worden neemt (flink) wat tijd in beslag. Wel ga je vanaf dag 1 al de voordelen merken.

p.p.s de inspiratie voor de 3 bouwstenen komt uit het boek Work the System van Sam Carpenter.