≡ Menu

Meer resultaat met Lean Collaboration

Hoewel de oorsprong van Lean ligt in de maak-industrie, kan Lean thinking overal worden toegepast. In allerlei soorten organisaties en situaties.

In deze blogpost zet ik uiteen hoe Lean thinking van toepassing is op samenwerk situaties, met name in kantooromgevingen, en hoe met behulp van Lean principes de samenwerking veel vloeiender kan verlopen.

Wat is lean?

Lean is een organisatie filosofie. Niet een vast omlijnde methode, maar een manier van denken, kijken, handelen, leren.

Het is gestoeld op verschillende principes, zoals:

  • Ga naar de plek waar het werk daadwerkelijk gebeurt voor waarneming en conversaties met mensen (in plaats van management vanuit de Ivoren toren).
  • Er wordt pas geproduceerd / gemaakt / geleverd wanneer er een concrete klantvraag is (pull).
  • Reflectie is de basis voor telkens weer te leren van wat er gebeurt en voor nieuwe experimenten voor verbetering.
  • Medewerkers zijn geen human resources maar human beings en worden gesteund in hun ontwikkeling tot vitale en betrokken medewerkers.

en nog veel meer.

Lean en verspilling

Centraal in Lean is het beoordelen van activiteiten en processen op de waarde die ze hebben voor de klant.

Een simpele vraag die je kunt stellen is:

Wil de klant hier voor betalen?

Zo ja, dan is het een waarde-toevoegende activiteit.

Zo nee, dan is het een niet-waarde-toevoegende activiteit.

Echter sommige niet-waarde-toevoegende activiteiten zijn noodzakelijk vanwege de wet (bijv. de boekhouding) of om de organisatie in stand te houden (werk-overleg). Deze moeten zo slim mogelijk georganiseerd worden zodat ze zo weinig mogelijk capaciteit in beslag nemen.

Niet-waarde-toevoegende activiteiten die niet noodzakelijk zijn, zijn verspilling en deze moeten we proberen te elimineren, stap voor stap.

Verspilling in samenwerk situaties

In de samenwerking op kantooromgevingen, maar ook in remote work, kom ik de volgende verspillingen tegen (je herkent ze vast wel):

  • Er worden e-mails gestuurd voor dringende zaken. Na een half uur staat de collega aan het bureau met de vraag “heb je mijn mail al gelezen?”
  • Er wordt teveel gebruik gemaakt van de CC-mail, “voor de zekerheid”.
  • De meeste medewerkers houden een ellenlange mappenstructuur bij voor het archiveren van mails in plaats van de zoekfunctie te gebruiken.
  • Een vergadering begint op hetzelfde tijdstip als de vorige eindigt en het eerste kwartier is daardoor rommelig.
  • Er is geen goede vergader structuur en facilitatie waardoor de vergadering altijd uitloopt.
  • Er worden notulen gemaakt waar zo goed als niets mee gedaan wordt.
  • De gedeelde schijf met bestanden is een zootje. Bestanden terugvinden kost veel tijd.
  • Bureau’s liggen vol met papieren, post-it’s, notitieblokken en meer. “Waar had ik dat ook al weer opgeschreven / gelaten?”
  • Vergeten wachtwoorden en de daaropvolgende telefoontjes naar de IT-afdeling.
  • Prioriteiten zijn niet helder genoeg, waardoor alles belangrijk lijkt en medewerkers geen ‘nee’ en ‘ja’ kunnen zeggen tegen de juiste dingen.  Belangrijke zaken zijn te laat af of wordt er teveel overgewerkt.
  • Een manager die niet kan delegeren heeft twee banen, namelijk het sturen van zijn team plus al het werk van het team controleren of zelf doen (heb ik mijzelf ook schuldig aan gemaakt ).
  • Nieuwe medewerkers die in dienst komen moeten eerst dagen lang mensen achter de broek zitten om toegang te krijgen tot alle benodigde systemen.

wasteful collaboration - Rob van den Brand

Lean samenwerken

Hoe kunnen we deze verspillingen elimineren en veel meer Lean gaan samenwerken? Hier enkele suggesties:

  • Alle medewerkers leren de methode Inbox Zero voor het slim omgaan met mail en het organiseren ervan.
  • Er worden afspraken gemaakt over e-mail communicatie, zoals het gebruik van CC en onderwerp-regels.
  • Medewerkers leren tijd te blokkeren in hun agenda voor niet-urgent belangrijke zaken.
  • Bepaalde dagdelen in de week zijn vergader-vrij zodat voor het vorige punt ook daadwerkelijk tijd is.
  • Voorzitters van vergaderingen besteden voldoende tijd aan voor- en nabereiden en zorgen ervoor dat vergaderingen binnen de tijd blijven.
  • Medewerkers weten hoe ze een persoonlijk dashboard kunnen opzetten waarin ze bijhouden wat hun onderhanden-werk is en de status ervan.
  • Management zorgt voor een eenduidige en te begrijpen strategie die te vertalen is naar concrete doelen waar afdelingen en mensen naar toe kunnen werken.
  • Taken, resultaten en gewenste uitkomsten worden kraakhelder geformuleerd zodat er geen onder-, over- of foutproductie plaatsvindt.
  • Iedereen reflecteert wekelijks op al het onderhanden werk en op de manier van werken, met het doel weer overzicht te krijgen en te kunnen leren van wat er is gebeurd.
  • Gezamelijk wordt er cyclisch gereflecteerd op dezelfde zaken en op missie/visie/strategie etc.

lean collaboration - Rob van den Brand

Hoe bereik je dit?

Neem de beslissing om Lean (en de onderliggende principes) als basis te nemen voor de manier van samenwerken. Begin eerst bij jezelf en maak daarna anderen enthousiast. Start een initiatief. Maak het een pijler van je organisatie of team.

Om het te verspreiden zijn er verschillende mogelijkheden.

Koop en lees het boek Minder Managementcorvee Meer Resultaat van collega Ad van der Hulst. Staat boordevol tips en ideeën waar je zo mee aan de slag kunt.

Organiseer een Inbox Zero workshop (zit meestal zo vol!) of een seminar Lean samenwerken.

Overweeg een tragere aanpak zoals het jaarabonnement Lean samenwerken.

Meet de resultaten en enjoy the journey!